Zdarzyło Wam się kiedyś narzekać na prędkość swojego komputera, a potem zorientować się, że w przeglądarce macie dziesiątki otwartych zakładek? Wasz umysł, tak jak komputer, nie przepada za nadmiarem otwartych okienek. A jeśli nigdy go nie “odgruzowaliście”, to tak jak komputer – może trochę “zamulać”! Przydałby się reset, ale spokojnie. Nie zachęcam Was do tak dramatycznych działań. Weźmy się za sprzątanie krok po kroku. A pomoże nam w tym GTD czyli Getting Things Done.
Co ja właściwie miałam zrobić?
Siedzicie nad problemem w pracy, zadaniem domowym czy jakimkolwiek innym, wymagającym umysłowo tematem … i zastanawiacie się, co właściwie mieliście zrobić. Przed chwilą doskonale to wiedzieliście, ale nagle w głowie zaczęliście tworzyć listę zakupów, albo przypomniało Wam się, że mieliście zadzwonić do babci z życzeniami, albo, co gorsza, mieliście wczoraj oddać gotowy projekt, o czym na śmierć zapomnieliście. No i jak tu się skupić? Ciężka sprawa! Nawet Pomodoro może okazać się tu bezsilne. Takie niezrealizowane zadania lubią sobie nad nami wisieć jak ciemne chmury. A kto by tam chciał zmoknąć podczas ulewy nieukończonych zadań! Te deszczowe chmurzyska to często bardzo prozaiczne rzeczy, jak zrobienie prania, ale też te bardziej wymagające – związane z nauką i pracą.
Kiedy w mojej głowie co jakiś czas pojawia się myśl “och, jeszcze muszę zrobić to” albo “ żebym tylko nie zapomniała tego ogarnąć“ to wiem, że nadszedł czas na oczyszczanie umysłu! U Davida Allena (GTD) określane jest to jako gromadzenie, choć dla mnie najbardziej trafnym określeniem, z którym się spotkałam, jest odgruzowywanie. Bo tak właśnie się wtedy czuję, jakbym wyrzucała ze swojej głowy kamienie, zarówno wielkie głazy, jak i drobne kamyczki.
Przygotuj miejsce do gromadzenia
Zanim zabierzecie się za gromadzenie, znajdźcie sobie miejsce, gdzie zbierzecie wszystkie swoje sprawy, określane przez Allena jako otwarte pętle. Powinna to być fizyczna lokalizacja, będąca w zasięgu Waszej ręki, kiedy siedzicie przy biurku czy innym miejscu, przy którym “załatwiacie sprawy”. Może to być na przykład tacka na dokumenty (ja na razie mam wersję ekonomiczną w postaci przykrywki od tekturowego pudełka). Twórca GTD nazywa takie miejsce inboxem. Z racji tego, że obecnie dużo pracujemy przy komputerach możemy mieć kilka inboxów (np. fizyczny koło biurka i elektroniczny na mailu). Ważne jest, aby ograniczyć ich ilość do absolutnego minimum.
Od czego zacząć oczyszczanie?
Zgodnie ze wskazówkami GTD odgruzowanie zaczyna się nie od umysłu, ale od otoczenia. Czyli przechodzicie kolejno przez blat biurka, szuflady, szafki, półki, ściany, podłogi, telefon, komputer, samochód, domek na działce czy czego się tam jeszcze dorobiliście! Wszędzie tam gromadzi się “gruz”. Podczas odgruzowania zbieracie wszystko, co wymaga jakiejkolwiek czynności. Niezależnie od tego czy dla danego przedmiotu musicie jedynie znaleźć odpowiednie miejsce, czy musicie uporządkować jego zawartość (np. teczka z dokumentami), czy też go naprawić (popsuta zabawka). Wszystko leci do Waszego inboxa. Jeśli dana rzecz jest za duża to bierzecie karteczkę i robicie notatkę, np. naprawić krzesło. Po drodze natkniecie się na pewno na wiele niepotrzebnych rzeczy, takie powinny od razu trafić do kosza (przykładowo: nagminnie gromadzę ulotki z kodami rabatowymi, żeby potem … z nich nie skorzystać).
Czego nie wrzucać do inboxa?
Do inboxa powinny trafić wszystkie niedokończone sprawy. Wszystko to, co zaprząta Wasz umysł. Co tam trafić nie powinno? M.in. wszelkie dokumenty, które są Wam potrzebne, ale nie wymagają Waszego działania. W GTD określane są jako materiały referencyjne. Czyli wszystko to, czego nie chcemy się pozbyć, bo w przyszłości może nam się przydać np. jako materiał edukacyjny. Podobnie jak inbox, materiały referencyjne (dobrze zorganizowane) warto trzymać w pobliżu stanowiska pracy. Bo wiadomo jak to jest kiedy się siedzi i trzeba po coś wstać … A chodzi o to, żebyście mieli do nich łatwy dostęp. Zarówno po to, żeby z nich skorzystać, jak i po to, żeby móc szybko umieścić w nich kolejne materiały.
Poszukaj otwartych pętli w głowie
Kiedy zajrzeliście już do wszystkich zakamarków mieszkania czy domu to kolejnym krokiem będzie przejrzenie zakamarków swojego umysłu. To jest dopiero zabawa!
Jak to zrobić? Prosta sprawa. Spisujecie wszystko co chodzi Wam po głowie:
- sprawy do załatwienia (np. złożyć wniosek o paszport);
- pomysły na biznes (yyyy no przydałby się jakiś – możecie coś podrzucić?);
- plany wyjazdowe;
- rzeczy do kupienia – ciuchy, sprzęty domowe, bilety na koncert (no teraz to średnio, ale może niedługo…) itd. Bieżące zakupy niech lepiej trafią na listę na lodówce;
- projekty do zrealizowania;
- tematy do nauczenia (mogą być ogólne, bez szczegółów – np. nauczyć się japońskiego);
- książki do przeczytania.
Pamiętajcie, żeby podczas oczyszczania spisywać nie tylko tematy, którymi musicie zająć się sami, ale też te do oddelegowania, które i tak zaprzątają Wam głowę. Zarówno w pracy, jak i w domu takie sprawy się pojawią. U mnie w inboxie może przykładowo pojawić się przypominajka o piekarniku do wyszorowania. Chociaż pewnie mocno się postaram, żebym to niekoniecznie ja była szczęśliwcem, który się tego podejmie.
O rany, to pilne!
Jeśli przy gromadzeniu natraficie na coś pilnego to macie dwie opcje. Albo robicie to od razu – jeżeli jest to możliwe i faktycznie niezbędne. Albo tworzycie obok inboxa oddzielną kupkę na sprawy pilne, żeby nie przerywać procesu gromadzenia. Bez paniki, skoro ta sprawa leżała sobie x czasu w szufladzie i jakoś przeżyliście to chwila dłużej pewnie nie zrobi już różnicy.
Ile trwa odgruzowanie?
Pełne odgruzowanie może zabrać kilka godzin, a jak macie duży dom albo tendencję do “zbieractwa” to może i kilka dni! Jeśli nie macie czasu, żeby przejrzeć wszystko na raz, możecie zostawić kartkę w inboxie z informacją o konieczności przejrzenia szafki, szuflady, garażu itp. I pamiętajcie, że pierwszy krok to gromadzenie spraw. Nie bawcie się od razu w ich analizowanie! Wrzucacie sprawę do inboxa i tyle. Jedyna “rozkmina”, na którą powinniście sobie pozwolić w trakcie gromadzenia to decyzja czy dana rzecz ma trafić do inboxa czy raczej prosto do śmieci.
Myślę, że po udanym odgruzowaniu odczujecie ulgę. Ja czuję się parę kilo lżejsza (nie Mamo, spokojnie, nie chudnę od tego).
Uwaga, śnieżna kula!
Pierwsze odgruzowanie może być trochę “szokujące”, kiedy zdacie sobie sprawę z tego, ile macie tematów na głowie. To naprawdę ciekawe ćwiczenie, dlatego polecam Wam zrobić je chociaż raz, nawet z ciekawości! Podczas notowania ma się wrażenie, jakby ktoś otwierał Wam w głowie kolejne szufladki, o których istnieniu zapomnieliście. Po takim radykalnym oczyszczeniu umysłu, kolejne generalne sprzątanie nie powinno być już potrzebne, jeśli wyrobicie sobie nawyk bieżącego gromadzenia.
Mam nadzieję, że podejmiecie próbę odgruzowania swoich umysłów, chociaż po to, by poczuć się lekko jak motylki! Wkrótce pokażę Wam jak zarządzać listą takich tematów. A teraz łapcie za długopisy i do roboty! Dajcie znać jak Wam poszło! Może przypomniały Wam się jakieś zakurzone pomysły? Ile spraw znalazło się w inboxie? Kilkanaście, kilkadziesiąt, setki? Spokojnie! Ogarniemy to razem w kolejnych postach.
