Po poprzednim poście zgromadziliście mnóstwo spraw i patrzycie teraz na nie ze zgrozą. “Przecież ja w życiu tego nie ogarnę” – myślicie. Chyba nie sądziliście, że zachęciłam Was do zebrania tego wszystkiego, żeby potem Was z tym zostawić? Czasem bywam złośliwa, to fakt, ale nie tym razem. Teraz będę miła i pomocna. Więc biegusiem do konkretów. Przed Wami analiza zadań z Waszych list.
Zasada dwóch minut
Zanim weźmiecie się za analizę musicie pamiętać o jednej, najważniejszej zasadzie. Analizowanie zadań nie oznacza ich realizowania. Możecie poczuć chęć wykonania jakiegoś zadania od razu, ale proszę, powstrzymajcie się od tego. Drugi krok GTD ma na celu określenie czego dana sprawa dotyczy, jaki ma być jej rezultat i co trzeba z nią zrobić. A nie na jej wykonaniu w danym momencie. Potrzebujecie najpierw spojrzeć na wszystko z lotu ptaka. Widzieć wszystko co macie do zrobienia i dopiero wtedy przystępować do działania. No chyba że … wykonanie tego zadanie zajmie Wam dwie minuty. No dobrze, może być i trzy, a nawet i pięć. Tylko nie rozszalejcie się za bardzo i jak zadanie ma trwać więcej niż te pięć minut to już odpuście (i nie róbcie!).
Analiza zadań – określ rezultat
Wiecie jakie zadania są najgorsze? Takie, z którymi nie wiadomo co zrobić. Ale spokojnie, to nie znaczy, że nie można tego zmienić. Pisząc najgorsze mam na myśli to, w jaki sposób na nie reagujemy i co o nich myślimy. A w konsekwencji co z nimi robimy, a raczej czego nie robimy. Bo takie zadania z reguły odkładamy w nieskończoność. Weźmy na przykład naukę języka. Zapisaliście na liście wielkimi literami hasło “nauczyć się angielskiego”. No dobra, niby jasne, ale jednak nie do końca. Co to znaczy “nauczyć się”? Jaki poziom oznacza, że umiecie ten język? Jak to sprawdzicie? Kiedy będziecie wiedzieli, że zadanie jest zrealizowane? No właśnie, i tu pojawia się magiczne słowo klucz – rezultat. Każdemu zadaniu z inboxa powinniście przypisać oczekiwany rezultat, żeby wiedzieć dokąd zmierzacie. W przypadku języka może to być np. zdanie egzaminu na określonym poziomie.
Analiza zadań – określ najbliższe działanie
Dobra, już wiecie do czego dążycie, macie jasno określony cel. Tylko co dalej? Wypadałoby się jakoś za to zabrać, zaplanować. Nie musicie od razu tworzyć planu na najbliższe 3 miesiące. Wystarczy, że zaplanujecie pierwszy krok, który przybliży Was do celu. I niech to nie będzie krok milowy! To może być małe zadanie, które pozwoli Wam pomyśleć “ok, tyle mogę zrobić bez problemu”. Wiecie, że chcecie uczyć się języka, ale czy wiecie jak się go będziecie uczyć? Nie? Może na kursie dwa razy w tygodniu? Albo na takim intensywnym codziennym? A może samodzielnie? Nie wiecie jeszcze? No to macie swój pierwszy krok – poszukać informacji na temat różnych dostępnych opcji. Albo zadzwonić do znajomego, który chodzi na kurs.
Tak określone zadanie powinno trafić na listę zadań bieżących. Ale, oczywiście wykonanie tego zadania nie oznacza, że plan nauczenia języka został zakończony. Będzie się on składał z wielu kolejnych zadań. W takim wypadku “nauka języka” trafia na listę “projekty” (w rozumieniu GTD projektem jest każde zadanie, które wymaga więcej niż jednego działania). Na tej liście powinny się znaleźć tylko te projekty, które obecnie realizujecie lub za chwilę zaczniecie realizować.
A co jeśli najbliższe określone zadanie nie jest możliwe do zrealizowania, bo obecnie piłeczka jest po innej stronie i czekacie na jakąś informację? Wpisujcie to, na co czekacie, na listę “oczekiwane”. To podejście rozwiało moje wieczne wątpliwości, co z takimi zadaniami zrobić! Wisiały u mnie na liście i mnie denerwowały, bo nie mogłam ich zamknąć, ani ruszyć z nimi do przodu. A wystarczyło zrobić oddzielną listę… i przestało mnie to irytować.
Nie oszukuj!
Sprawy z inboxa powinno się przeglądać pojedynczo, aby w danej chwili koncentrować się tylko na jednym temacie. I uwaga! Podczas analizy nie wybieracie zadań, które wydają Wam się ciekawsze czy fajniejsze, tylko analizujecie po kolei każdą z nich. Jeśli zaczniecie kombinować, to skończy się to tak, że niektóre (czyt. niefajne) tematy będą zawsze odkładane i ugrzęzną w inboxie, a tego właśnie chcemy uniknąć! Aha, no i jak już coś zaczynacie analizować to nie ma odkładania z powrotem do inboxa. Wzięliście kolejną sprawę do ręki? To ma być przeanalizowana, koniec i kropka.
A co z resztą?
W trakcie analizy możecie natrafić też na notatki lub przedmioty, które powinny trafić do śmieci. Oczywiście to Wasza decyzja co uznajecie za śmieć, a co za wartościową rzecz. Niektóre sprawy z inboxa mogą zostać zakwalifikowane jako materiały referencyjne – przykładowo umowa z dostawcą internetu. Nie potrzebujecie nic z nią obecnie robić, ale do śmieci też nie wyrzucicie. Powinna więc trafić do właściwego segregatora czy teczki. W Waszym inboxie natraficie też pewnie na notatki w stylu “pojechać do Meksyku” lub “założyć firmę”. O ile akurat nie planujecie w najbliższych kilku miesiącach takiej wycieczki lub rozkręcania biznesu, to możecie spokojnie wrzucić tę sprawę na listę “kiedyś/może” (słowo “może” daje nam tutaj trochę luzu, żebyśmy nie czuli, że jest to zobowiązanie). Dla takich zadań nie musicie określać rezultatu ani najbliższego działania. Zrobicie to później, kiedy postanowicie, że ten punkt trafi z “kiedyś/może” na listę projektów lub zadań bieżących.
Zaraz, to ile tych list ma być?
Wiem, wiem. Idzie się pogubić. Byłam tam i ja. Dlatego macie tutaj krótkie podsumowanie z czym powinniście zakończyć proces analizy i porządkowania.
Każda z przeanalizowanych spraw powinna znaleźć się na jednej z list (chyba, że trafiła do śmieci):
- najbliższe działania – najbliższe zadania z każdego bieżącego projektu oraz zadania, które nie są projektami (np. umyć lodówkę);
- bieżące projekty – sprawy, które wymagają wykonania więcej niż jednego zadania;
- oczekiwane – zadania, które wymagają działania osoby trzeciej (mogą wynikać z bieżących projektów);
- kiedyś/może – pomysły, plany, marzenia, umiejętności do nabycia – wszystko, co być może będziecie realizować za kilka miesięcy lub lat.
Poza tym będziecie mieć też materiały referencyjne. To już nie jest lista, ale wszelkie dokumenty, notatki, broszury, które nie wymagają działania, ale mogą przydać się w przyszłości. Warto je przy okazji posegregować.
Ufff macie już naprawdę sporo pracy za sobą! Czujecie jak zaczynacie ogarniać życie? Ja czuję!
Źródła:
Getting Things Done – David Allen
Czas na języki. Skuteczne sposoby nauki języka obcego – Sandra Scholz
