Realizacja zadań to kluczowy krok, bo przecież na nic wcześniejsze kroki, jeśli nie weźmiemy się do pracy.
Jeśli sumiennie pracujecie razem ze mną, to startujecie dzisiaj z kilkoma gotowymi listami:
- najbliższe działania;
- projekty;
- oczekiwane;
- kiedyś/może.
Zanim wpadniecie w wir pracy powiem Wam jeszcze o dwóch listach, które mogą Wam się przydać.
Agenda czyli zaplanuj spotkania
Pierwszym rodzajem list, o których jeszcze nie wspominałam, są agendy (tak to określa Allen). Do agendy powinny trafić sprawy, które zamierzacie omówić na zaplanowanych spotkaniach. Np. budujecie dom i macie wkrótce spotkanie z wykonawcą. W międzyczasie z pewnością wpadnie Wam do głowy wiele pytań. Wtedy trafiają one na listę nazwaną nazwiskiem wykonawcy. Dla spotkań z innymi osobami tworzycie kolejne agendy.
Zgromadź wszystko, co ciekawe
Ostatnia lista jest moją ulubioną! Nie korzystam z niej tak często jakbym chciała, ale mam radochę, kiedy do niej sięgam, bo to dla mnie fajny relaks. To lista spraw do przejrzenia/przeczytania. Zbieracie tam wszystko, co w wolnej chwili chcielibyście przejrzeć albo przeczytać, ale nie jest to nic pilnego, ani nawet koniecznego do zrobienia. Tam trafiają te wszystkie linki, które zapisaliście w zakładkach, z nadzieją, że kiedyś do nich wrócicie (ale nigdy tego nie zrobiliście). Kolekcjonujecie tam ciekawe artykuły z blogów czy gazet, polecone przez kogoś prelekcje, filmiki z ted’a/youtube’a. Ja do mojej listy wrzucam też czasem hasła, czyli tematy, które mnie zaciekawiły lub takie, o których nie mam bladego pojęcia i chcę sprawdzić czego dotyczą (ostatnio było to np. hasło “neuralink”). Jeżeli jesteście bardziej analogowi i czytacie np. dużo gazet, to możecie, oprócz listy, mieć też miejsce w domu, w którym będziecie “składować” takie sprawy do przejrzenia. Tylko nie trzymajcie w nim wszystkich swoich gazet, ale tylko te, w których faktycznie chcieliście coś przeczytać (najlepiej będzie wcześniej zaznaczyć sobie co takiego tam Was zainteresowało).
Pamiętacie mój tekst o tym, jak wykorzystać 15 minut wolnego czasu? Zadania z tej listy doskonale wpisują się w taki wolny kwadrans.
Nie trać czasu na poszukiwania
Prowadząc kilka “projektów” (w rozumieniu GTD) z pewnością będziecie mieć trochę papierów, książek, dokumentów czy notatek, które będą Wam niezbędne w trakcie ich realizacji. Takie rzeczy warto sensownie zorganizować, żeby w momencie siadania do pracy nad danym projektem nie szukać ich w popłochu po całym domu. Wyznaczcie sobie miejsce, w którym będziecie trzymać wszystkie materiały pomocnicze do bieżących projektów. Dzięki temu skończycie się zastanawiać nad tym, gdzie tym razem wylądowały potrzebne Wam materiały.
Realizacja zadań czyli do roboty!
Macie już gotowe listy, wszystko uporządkowane, pozostaje tylko wziąć się za robotę. Bo chyba nie myśleliście, że samo się zrobi? Do codziennego skutecznego działania potrzebujecie przede wszystkim listy najbliższych działań oraz kalendarza.
Kalendarz przydaje się wtedy, kiedy jakieś zadania są ściśle związane z konkretnymi datami. To może być deadline projektu, jak i wizyta u lekarza. Kalendarz może Wam też posłużyć do przypominania o zbliżających się wydarzeniach, do których trzeba się przygotować. Przyjmijmy, że na początku września wypadają urodziny jednego z Waszych bliskich. Oczywiście w kalendarzu macie tę datę zakreśloną na czerwono, żeby nie zapomnieć. Ale warto też dorzucić, np. miesiąc wcześniej, przypominajkę o konieczności kupienia prezentu. I taką notatkę najlepiej wrzucić do kalendarza, zamiast do listy zadań bieżących, które nie mają określonej daty.
Kiedy zabieracie się za realizowanie zadań, warto zacząć właśnie od kalendarza. Ta tam czekają na Was najpilniejsze sprawy. Dopiero po upewnieniu się, że nie macie zadań, które trzeba zrobić danego dnia, możecie zabrać się za realizację zadań z listy najbliższych działań.
A teraz jakiś niezwykle ambitny i pracowity czytelnik zapyta: “No dobrze, a co jeśli wszystkie zadania z listy zostały już zrealizowane?” Odpowiedź znajdziecie w kolejnym akapicie.
Regularny przegląd to podstawa
Zadania na listach nie pojawiają się znikąd. To Wy odpowiadacie za to, co się na nich znajduje. I to Wy jesteście odpowiedzialni za to, aby były one zawsze aktualne! Jeśli nie będziecie tego pilnować, to przestaniecie korzystać z systemu. Bo po cholerę komuś system, który nie jest aktualny, nie działa jak należy i ma mnóstwo błędów (to trochę tak jak z kiepskim systemem operacyjnym).
Inbox, o którym pisałam w pierwszym wpisie o GTD, nie jest jednorazowym narzędziem. Powinien u Was funkcjonować cały czas. Ja w ciagu tygodnia wrzucam tam najczęściej notatki, z którymi nie wiem co w danym momencie zrobić. W dniu “przeglądu” powinniście przejść całą ścieżkę od początku, czyli gromadzenie, porządkowanie i analizowanie. Zerujecie inbox!!! Oczywiście, kiedy robicie to co tydzień, będzie to trwało znaaaacznie krócej niż za pierwszym razem. A Wy będziecie mieć dookoła uporządkowaną przestrzeń oraz głowę wolną od bałaganu. Czy to nie brzmi cudownie?!
Kiedy i jak przeglądać Wasze listy? Przynajmniej raz w tygodniu powinniście zajrzeć do projektów. Sprawdźcie czy dla każdego z nich macie przynajmniej jedno najbliższe zadanie na liście spraw bieżących. Zastanówcie się czy w międzyczasie nie pojawiły się nowe projekty, które realizujecie lub zaraz będziecie realizować. Przejrzyjcie też listę kiedyś/może. Czy któryś z punktów nie stracił na aktualności i powinien pójść w zapomnienie? A może wręcz przeciwnie, właśnie stał się bardziej aktualny niż wcześniej i powinien trafić do projektów? Przejrzyjcie też “oczekiwane” – być może trzeba się komuś przypomnieć?
Nie zapomnijcie o odhaczeniu ze swoich list tych zadań, które zostały już wykonane (to jest ten najprzyjemniejszy moment!).
Realizacja zadań a rutyna
Regularność w stosowaniu systemu pomaga zagwarantować, że będzie on działał skutecznie. Dlatego dobrym pomysłem jest stworzenie rutyny, która będzie Was wspierać w dbaniu o Waszą efektywność.
Dobrym pomysłem jest ustalenie konkretnego dnia na zrobienie przeglądu oraz aktualizację list. Przykładowo – piątek jest idealnym dniem na uporządkowanie i przejrzenie spraw służbowych, żeby mieć spokojny weekend. Warto wyrobić sobie również nawyk rozpoczynania dnia od przejrzenia kalendarza oraz listy zadań bieżących.
Ciekawa jestem czy spodobał Wam się system GTD. Dajcie znać czy udało Wam się przebrnąć przez cały proces! Mam nadzieję, że wystarczająco klarownie przedstawiłam Wam kolejne kroki i dzięki temu będziecie skuteczniej realizować cele, ale też drobne, codzienne zadania. Jeśli coś jest dla Was niejasne to pytajcie!
