Pewnie wydaje Wam się, że temat listy zadań już wyczerpałam, bo rozpisywałam się o niej tu i tu. No ileż można pisać o listach… Być może podejrzewacie też, że mam jakąś wyjątkową do nich słabość (jest taka szansa). Ale serio, warto jeszcze parę słów powiedzieć. Zostawiłam to na koniec, bo pomyślałam, że początkowy podział w ramach GTD i tak jest już skomplikowany. Trochę się obawiałam, że będziecie mieli dość zanim przejdziecie przez wszystkie kroki. Ten tekst kieruję zwłaszcza do tych, którzy zabrali się (ochoczo lub nie) za wdrożenie systemu GTD i chcieliby obecny stan jeszcze nieco usprawnić. Szczególnie przyda się tym, których listy pękają w szwach.
Jeszcze więcej list
Może jesteście ludźmi wyjątkowo zarobionymi, z mnóstwem obowiązków na głowie? Albo bliżej Wam do mnie, czyli do osób, które mają więcej wolnego czasu, ale narzucają sobie tyle zadań, że i tak go ostatecznie na coś zabraknie. W obu przypadkach warto rozważyć zrobienie dodatkowego podziału w swoich listach.
Jak to zrobicie, zależy od Was. Bo tylko Wy wiecie jaki podział będzie miał sens. Podpowiem Wam jednak w jakim kierunku możecie iść, żeby ułatwić sobie zarządzanie swoimi listami oraz późniejszą realizację zadań, które tam umieściliście.
Osobiste i zawodowe listy zadań
Pierwszy podział, który warto uwzględnić, to kwestie osobiste oraz zawodowe. Możecie pod każdą z wcześniej stworzonych list utworzyć listy podrzędne i rozdzielić w ten sposób sprawy prywatne od służbowych. Możecie też zastosować bardziej ekstremalne rozwiązanie czyli pójść drogą, którą wybrałam ja. Zupełnie rozdzieliłam te dwa obszary.
Zaczęłam od wprowadzania GTD w sprawach osobistych. To tam miałam największy rozgardiasz. Pewnie dlatego, że co chwilę wymyślam sobie nowe cele (nie zawsze sensowne) i zupełnie nie wiem jak zatrzymać tę karuzelę. W pracy dopiero niedawno zaczęłam wdrażać system GTD, ale jest on jeszcze w powijakach. Te dwa obszary mam zorganizowane w różnych narzędziach i w ogóle ich ze sobą nie mieszam. Łączenie spraw osobistych i zawodowych nie ma u mnie sensu. Pracuję na etacie i w trakcie pracy korzystam ze “służbowego GTD”, a kiedy kończę pracę – zamykam aplikację i przełączam się na sprawy prywatne. Nie chcę, żeby po pracy coś mi przypominało o zawodowych sprawach i na odwrót.
Zupełnie inaczej może być u kogoś, kto prowadzi firmę i sprawy osobiste oraz zawodowe mają więcej punktów styku. Choć z drugiej strony właśnie w tym wypadku rozdzielenie ich może się okazać zbawienne. Być może to dobry sposób na zadbanie o work-life balance? Ale myślę, że musicie sami zdecydować co będzie dla Was najlepszym rozwiązaniem.
Czy jesteś w kontekście?
Warto także rozważyć podział zadań ze względu na kontekst. Nie każde zadanie jesteście w stanie zrealizować w dowolnym momencie. Do niektórych będziecie potrzebować dostępu do internetu, komputera lub teczki z dokumentami. Jeszcze inne zadania będziecie mogli wykonać jedynie po wyjściu z domu. Wszystko to jest właśnie kontekstem. Możecie więc w taki sposób podzielić zadania, aby każda lista zawierała sprawy możliwe do wykonania w konkretnym miejscu lub czasie. Czyli w najbliższych działaniach tworzycie na przykład listę, obejmującą zadania, które robicie przy komputerze oraz inną, gdzie wrzucicie zadania do załatwienia na mieście. Chodzi przede wszystkim o to, żebyście nie przebijali się przez bardzo długą listę zadań, z których w danym momencie nie będziecie mogli wykonać połowy, bo nie znajdujecie się w odpowiednim miejscu lub nie macie dostępu do potrzebnych narzędzi.
Sama obecnie nie wprowadzałam takiego podziału, bo w pandemicznej rzeczywistości nie ma to dla mnie takiego znaczenia. Od roku pracuję w domu i spędzam w nim ogromną ilość czasu, dlatego 95% zadań mogę robić w dowolnym momencie, bo wszystko mam pod ręką. Ale kiedy (jeśli?) życie wróci do normalności to pewnie będę tutaj coś zmieniać, żeby system działał skutecznie.
Podział tematyczny
Możecie też każdą z list podzielić tematycznie. W takim wypadku tworzycie kategorie, które dobrze opisują Wasze codzienne obowiązki i sprawy do załatwienia. Mogą to być np. zdrowie, rodzina, dom, nauka itd. Być może poszczególne listy główne (np. projekty) będą potrzebowały innych kategorii. Specyficzna może okazać się lista kiedyś/może, pod którą warto stworzyć osobną listę na książki do przeczytania, inną dla kursów do przerobienia, a jeszcze inną na przepisy do wypróbowania itd. Również tutaj wszystko zależy od Was i od rodzaju zadań, które znajdują się na Waszych listach.
Pamiętajcie, że powyższe wskazówki nie mają na celu jeszcze większego skomplikowania Waszego systemu. Wręcz przeciwnie. Mają pomóc Wam się po nim sprawniej poruszać. Jeżeli nie widzicie u siebie potrzeby wprowadzania dodatkowych podziałów, to wcale nie musicie tego robić. Mając na każdej liście 20-30 zadań dacie radę bez tych usprawnień. Taka liczba zadań jest “do ogarnięcia” i szybko można je przejrzeć bez dodatkowego komplikowania struktury.
Myślicie, że Wasze listy zadań potrzebują takiego pomocniczego podziału czy wręcz przeciwnie? Jak dużo punktów macie zwykle na liście bieżących zadań? Ile projektów realizujecie jednocześnie?
