W jednym z ostatnich postów opowiadałam o najczęstszych przyczynach odwlekania. I choć bywają one różne to z niektórymi z nich można się rozprawić jednym i tym samym sposobem! Jak przestać odwlekać? Zacząć od podzielenia celu na mniejsze zadania. To doskonały sposób na zmierzenie się ze strachem, bo mniejsze i łatwiejsze zadania nie będą budziły tak dużo negatywnych emocji. Można również w ten sposób rozprawić się z poczuciem braku czasu, jeżeli zadania zostaną podzielone na wystarczająco małe, aby dało się je realizować w ciągu kwadransa! No i oczywiście rozwiązuje to problem zastanawiania się od czego zacząć, bo po porządnej sesji planowania wszystko będzie jasne.
Ustal cel
Wizja realizacji dużego zadania może być przytłaczająca. Nie wiadomo z której strony się za nie zabrać, jak je ugryźć. Bardzo często takie zadania na liście zadań są niedoprecyzowane i wiszą na niej przez długi czas jako ogólne hasło. Takie, które niewiele nam mówi. Niby wiadomo czego dotyczy, ale nie wiadomo do końca co miałoby być jego efektem. Dlatego realizację takiego celu warto zacząć od jego sprecyzowania. W tym celu przyda się zadać sobie kilka pytań.
Zastanówcie się po co chcecie realizować ten cel. Czemu on ma służyć? W jaki sposób jego realizacja może Wam pomóc? Jaki ma być ostateczny efekt? Kiedy będziecie wiedzieli, że cel został zrealizowany?
Podziel na projekty
Cel to taki worek, obejmujący wiele mniejszych zadań, które trzeba zrealizować. Jeśli jest imponujących rozmiarów to dobrze jest go rozbić najpierw na mniejsze cele, czyli przepakować do kilku mniejszych woreczków. Rozdzielone w ten sposób projekty nie są jeszcze konkretnymi zadaniami. Każdy projekt to pewien zakres, kategoria, w ramach której będziecie realizować zadania do wykonania, obejmujące podobną tematykę. Do każdego projektu możecie podejść niezależnie, a później połączyć ich efekty w całość. I tu warto pamiętać, że zaczynając realizację projektu trzeba wiedzieć do czego się zmierza. Zastanówcie się, podobnie jak w przypadku głównego celu, jakiego efektu oczekujecie po zakończeniu wszystkich zadań z danej kategorii? Do czego ma Was to doprowadzić?
Powiedzmy, że Waszym celem jest napisanie książki. Kreatywna część, związana z samym pisaniem, będzie oddzielną kategorią. Kolejnym projektem będą sprawy związane ze znalezieniem wydawcy czy drukarni. Oba projekty są ważne i konieczne do zrealizowania nadrzędnego celu, ale znacznie łatwiej nimi zarządzać, kiedy te zadania będą rozdzielone.
Rozpisz zadania
Dopiero mając jasno określony cel i podział na projekty możecie zabrać się za wypunktowanie zadań do zrobienia.
Rozpisywanie zadań to … kreatywny proces. Trzeba puścić wodze fantazji. Zorganizować burzę mózgów lub stworzyć mapę myśli ze wszystkimi pomysłami, problemami, osobami, obawami. Wrzucajcie tam dosłownie wszystko, co kojarzy Wam się z danym tematem. Bez oceniania. Zapisujcie także te pomysły, które są “od czapy”. Na tym etapie ważne jest to, aby nie blokować potoku myśli. Dopiero później będziecie myśleć czy to ma sens czy nie. A więc wyjątkowo – ilość, nie jakość.
Po wypisaniu wszystkich pomysłów dajcie sobie trochę czasu zanim przystąpicie do oceniania. Przeanalizujcie to, co wymyśliliście, następnego dnia. A może i jeszcze raz kolejnego, jeśli czas Wam na to pozwala. Właśnie dlatego burzę mózgów warto zrobić z wyprzedzeniem, żeby dać sobie trochę czasu do namysłu, ale i na krytyczne spojrzenie na rozpisane pomysły. Zamiast na hura przystępować do realizacji zadań, które powinny zostać odsiane.
Podczas wypisywania zadań warto zastanowić się również nad tym, ile czasu zajmie realizacja każdego z nich. Jeśli okaże się, że Wasz podział obejmuje zadania, do których wykonania potrzebujecie minimum godzinę, a Wy dysponujecie w ciągu dnia jedynie 30-minutowymi odcinkami, to macie tutaj jeszcze trochę pracy do wykonania. Zadania najlepiej podzielić w taki sposób, abyście mogli je wykonać w całości w wolnym odcinku czasu. Więc jeśli dysponujecie wolną godziną, podczas której nikt nie będzie Wam przeszkadzał, to super, ale jeśli nie, to zaplanujcie zadania tak, by zajmowały Wam tyle, ile możecie na nie poświęcić. Czyli podzielcie je na jeszcze mniejsze fragmenty.
Ustal termin
Zadania przeanalizowane i gotowe do realizacji? To można przystąpić do ich planowania. Zastanówcie się od czego warto zacząć. Co możecie zrobić już dzisiaj, a co zrealizujecie w tym tygodniu? Pamiętajcie, że jeśli do realizacji jakiegoś zadania potrzebujecie informacji czy materiałów, to ich zdobycie też traktujcie jako zadanie do zrobienia! Planujcie je, jak każde inne.
Wrzucając zadania w kalendarz czy planer, pomyślcie, czy chcecie skupić się na jednym projekcie (kategorii) zadań i realizować je przez cały tydzień czy wolicie zróżnicowaną pracę, aby się nie znudzić. Oczywiście, wciąż bierzcie pod uwagę priorytety. Zwróćcie uwagę na zależności pomiędzy poszczególnymi zadaniami. Część zadań może być ważniejsza od innych, może być kluczowa dla realizacji projektu. Być może ktoś czeka aż zrealizujecie jakies zadanie i warto byłoby odblokować tę osobę.
Przygotuj się na… problemy
Pamiętajcie, że nie da się zaplanować wszystkiego. Wiem, że to może być frustrujące (dla mnie bywa, bo lubię mieć wszystko dopięte na ostatni guzik), ale zawsze zdarzają się rzeczy, których nie da się przewidzieć. Coś może być niezależne od Was, sytuacja może się zmienić i wymagać naniesienia zmian w planie. Tak bywa i najlepsze co można zrobić to pogodzić się z tym. Z tego też względu nie należy planować pod korek, bo nieprzewidziane sytuacje zaczynają wtedy psuć harmonogram, a to jest wkurzające! Lepiej mieć w harmonogramie trochę luzu, aby w razie czego dorzucić nowe zadania do planu. Na pocieszenie wspomnę, że część zadań może też w międzyczasie wypaść z planu – stracą sens, albo zauważycie, że nie są konieczne do zrealizowania Waszego celu.
Mam nadzieję, że dzisiejszy post pomoże Wam ruszyć z miejsca, jeśli do tej pory mieliście problem z zabraniem się za realizację swoich celów. Dajcie znać jakie cele sobie wyznaczyliście i jak Wam idzie ich planowanie!
Źródła:
Ola Budzyńska, webinar Cele-projekty-zadania
Ola Budzyńska, Kurs na cel
