Kto ma dziesiątki, setki, a może tysiące maili w skrzynce odbiorczej ręka w górę! Byłam tam i ja, ale dzisiaj już do tego nie dopuszczam! Pusta skrzynka mailowa daje mi poczucie panowania nad sytuacją. Jak udało mi się to osiągnąć?
Newslettery, ktoś je czyta?
Jak często dostajecie maile pochodzące z newsletterów, do których nigdy nie zaglądacie? U mnie było tego dużo. Od newsletterów, do których zapisywałam się z premedytacją, ponieważ podejmowały tematy, które mnie interesowały, po te, służące tylko uzyskaniu zniżki na zakupy (trochę cebula, ale nie mówcie, że tak nie robicie). No i po takim zapisaniu jakoś tak już zostawały… Postanowiłam w końcu pozbyć się tych śmieci, bo jak inaczej nazwać maile, które nic nie wnoszą do mojego życia tylko zapychają mi skrzynkę i powodują, że mogę coś ważnego pominąć?
Nie udało mi się zrobić tego za jednym zamachem, ale krok po kroku wypisywałam się ze wszystkich niepotrzebnych newsletterów. Za każdym razem, kiedy zaglądałam na skrzynkę i pojawiał się tam jakiś mail z newslettera, to usuwałam swojego maila z bazy, jeśli temat mnie już nie interesował. Oczywiście, dalej zapisuję się do różnych newsletterów, ale jeśli widzę, że po jakimś czasie w ogóle do nich nie zaglądam, to też się z nimi żegnam.
Warto pozbyć się newsletterów jeszcze z jednego powodu. Często są to po prostu reklamy produktów, a wiadomo co się dzieje, jak taki mail przeczytamy. Ani się człowiek nie obejrzy, a tu do domu już leci paczuszka z nowym nabytkiem. Wierzę, że dzięki pozbyciu się dziesiątek newsletterów, zaoszczędziłam nie tylko czas, ale też trochę pieniędzy.
Czy ja tam kiedyś coś kupiłam?
Podobny los spotkał moje konta w różnych sklepach internetowych. Nazwy niektórych nic mi nie mówiły, więc musiałam z nich korzystać w zamierzchłych czasach. Stamtąd też czasem przychodziły jakieś maile, choć znacznie rzadziej, więc trudniej było je zlokalizować. W tym wypadku zależało mi też na tym, aby ograniczyć dostęp, do mojego maila i danych, firmom, których usługi i produkty mnie nie interesują.
Nie był to lekki i przyjemny proces. Niestety wsród niektórych firm istnieje absurdalne przeświadczenie, że jak utrudnią człowiekowi usunięcie konta, to będzie on dalej korzystał z ich sklepu czy aplikacji. Serio? Być może na kogoś to działa, ale mnie to jeszcze bardziej zniechęciło. Musiałam czasem trochę się naszukać, żeby w ogóle dowiedzieć się, jak usunąć konto (tip: jak nie ma informacji z poziomu konta to szukajcie w regulaminie – choc nawet to nie zawsze jest proste). Później wysyłanie maili (tak, do niektórych trzeba wysłać maila, żeby usunąć konto) i czekanie na odpowiedź – nawet kilka tygodni! Absurd! Ale jaka byłam zadowolona, kiedy pozamykałam te wszystkie niepotrzebne konta!
“Odebrane” to nie przechowalnia
Po odczytaniu maila nie zostawiajcie go w odebranych!!! Wspominałam Wam już kiedyś o zasadzie dwóch minut. Można z powodzeniem stosować ją przy odczytywaniu maili. Kiedy odczytujecie wiadomość, oceniacie co trzeba z nią zrobić. Wyrzucić? Odpisać? Jeśli da się to zrobić od razu i zajmie Wam to chwilę, to do roboty! W innym wypadku mail powinien trafić do odpowiedniego folderu, a na liście zadań ląduje nowe zadanie. Najgorsze co możecie zrobić to odczytać maila i zostawić go w odebranych. W takim wypadku gwarantuję Wam, że będziecie czytać tego samego maila kilkukrotnie. Czy nie jest to strata czasu?
Pusta skrzynka mailowa
Celem tego całego sprzątania jest utrzymywanie skrzynki pustej! Tak tak, 0 wiadomości w skrzynce to powinien być Wasz cel. Ja naprawdę szczerze polecam takie podejście. Oczywiście, nikt nie jest święty. Czasem mi się zdarza mieć trochę maili w odebranych, ale nie dopuszczam do tego żeby było ich dużo i sprzątam zanim zrobi się tam konkretny bałagan. Wszystkie te zasady stosuję do kilku moich skrzynek mailowych (prywatnych i do służbowej).
Jeszcze tylko zajrzę na maila
Dobrym pomysłem jest wyznaczenie sobie momentów w ciągu dnia, kiedy zaglądamy na pocztę. Mam tu na myśli szczególnie pocztę służbową. Sama wiem ile razy potrafię zajrzeć na maila, choć moja praca wcale nie wymaga kontrolowania jej z taką częstotliwością. Standardowo więc widzę u siebie obszar do usprawnienia. Z reguły zaczynam dzień od sprawdzenia poczty, dzięki temu wiem, czy nie pojawiły się jakieś nagłe spotkania. Nigdy nie wita mnie pusta skrzynka mailowa, choć pod koniec dnia staram się ją wyczyścić. Na moje oko mogłabym zajrzeć na maila jeszcze ze dwa razy w ciągu dnia i to by wystarczyło. Nie wiem czemu robię to częściej, skoro żadne fascynujące informacje raczej tam na mnie nie czekają.
A jak u Was wygląda zarządzanie skrzynką mailową? Może korzystacie z programów, które usprawniają Wam to zadanie? Albo korzystacie z filtrów? Podzielcie się swoimi sposobami na porządek na poczcie. A może Wasza skrzynka ugina się pod ciężarem wiadomości? Zdarzyło Wam się pominąć istotnego maila przez bałagan na skrzynce?
