Był taki czas, kiedy multitasking wynoszono na piedestał. Pracodawcy w ogłoszeniach poszukiwali pracowników posiadających tę umiejętność (niektórzy dalej to robią). Pracownicy chwalili się, że potrafią robić kilka rzeczy jednocześnie. A najczęściej tę pożądaną umiejętność przypisywano kobietom, które w tym samym czasie rozmawiały przez telefon, gotowały obiad, odpisywały na maila i bawiły się z dzieckiem. Sama kiedyś myślałam o sobie dumnie, że jestem stworzona do multitaskingu. Na szczęście już wiem, że to bzdura.
Dlaczego multitasking jest zły?
Nasz mózg nie jest stworzony do jednoczesnej pracy nad kilkoma tematami jednocześnie. Jesteśmy jednowątkowi (to pojęcie dobrze znane osobom pracującym w IT, bo koncepcja multitaskingu powstała właśnie tam i dotyczyła maszyn, nie ludzi!), więc czas się z tym pogodzić, zamiast szkodzić sobie i efektom swojej pracy oraz nauki.
Kiedy multitasking był popularny, nie mówiło się o tym, jak faktycznie wygląda praca nad kilkoma tematami jednocześnie. Niewielu zastanawiało się “jak to działa”. Uznawano, że niektórzy, lepiej niż inni, potrafią robić kilka rzeczy na raz. W rzeczywistości nie ma to nic wspólnego z jednoczesnym skupieniem się na kilku sprawach, a oznacza po prostu przeskakiwanie z tematu na temat, nieustanne przełączanie kontekstu. Czy to oszczędza nasz czas? Wręcz przeciwnie. Wymaga każdorazowego łapania kontekstu i przypominania sobie, co należy robić dalej, by kontynuować rozpoczęte zadanie. Im trudniejsze, tym trwa to dłużej. Nie ma to nic wspólnego z produktywnością.
Multitasking nie tylko powoduje, że tracimy na realizację zadań więcej czasu, ale także znacznie obniżamy jakość ich wykonania. Nasza koncentracja cierpi przy każdej zmianie kontekstu, dlatego dużo łatwiej o popełnianie błędów.
Multitasking – ćwiczenie
Jakiś czas temu miałam okazję uczestniczyć w szkoleniu, podczas którego uczestnicy (w tym ja) robili proste ćwiczenie, bardzo fajnie pokazujące, jak multitasking wydłuża realizację zadań, zamiast oszczędzać nasz czas. Zachęcam do spróbowania na własnej skórze.
Weźcie kartkę i długopis i przygotujcie stoper. Zadanie polega na stworzeniu trzech kolumn – w pierwszej będziecie pisać cyfry od 1 do 10, w drugiej litery od A do J, a w trzeciej cyfry rzymskie w odwróconej kolejności od X do I. Zadanie wykonuje się dwukrotnie.
Za pierwszym razem, po każdym napisanym znaku, przeskakujecie do kolejnej kolumny. Czyli zapisujecie “1”, przeskok do drugiej kolumny i zapisujecie “A” i następnie trzecia kolumna, gdzie wpisujecie “X”. Potem wracacie do pierwszej kolumny i kontynuujecie pisząc “2” itd. aż wypełnicie trzy kolumny zgodnie z tym, co napisałam powyżej. W trakcie zadania koniecznie mierzycie czas wykonania go w całości!
Następnie robicie to samo zadanie, ale kolumny wypełniacie w innej kolejności. Zaczynacie od pierwszej kolumny i lecicie od góry do dołu pisząc liczby od 1 do 10, następnie wskakujecie do 2 kolumny i wypisujecie jedna pod drugą litery od A do J i na końcu ostatnia kolumna – cyfry rzymskie od X do I. Tu też mierzycie czas.
Na koniec oczywiście porównujecie czasy obu wykonanych zadań. Widać różnicę, prawda? Chyba nie muszę tłumaczyć, że pierwszy sposób rozwiązania zadania to właśnie przykład multitaskingu?
Monotasking – wspierające techniki
Mam nadzieję, że skutecznie zniechęcę Was do multitaskingu, a zachęcę do jego przeciwieństwa – monotaskingu. W zasadzie robiłam to już wcześniej, pisząc o technikach, które mu sprzyjają. Mam tu na myśli między innymi technikę Pomodoro czy bardziej zaawansowaną pracę głęboką. Mówi się też o mindfulness jako przeciwieństwie multitaskingu.
Aby wspierać monotasking, warto pozbyć się rozpraszaczy w postaci powiadomień z telefonu czy telefonu w ogóle (na czas pracy). Warto korzystać z narzędzi, które “uchronią” nas przed przeglądaniem social mediów (np. wtyczka Kill News Feed do Chrome’a).
Zachęcam Was też do trzymania zawsze pod ręką kartki i długopisu. Podczas pracy czy nauki niejednokrotnie zdarzy Wam się przypomnieć sobie o tym, co mieliście kupić w sklepie, do kogo mieliście napisać maila, czy nawet wpaść na jakiś genialny pomysł. Niezależnie o tego, czy temat jest trywialny czy nie, nie powinniście w niego “wchodzić” w trakcie pracy nad innym zadaniem. W tym celu macie właśnie kartkę pod ręką, aby zanotować to, co Wam przyszło do głowy i natychmiast wrócić do pracy. Dzięki temu “odciążycie” umysł, utrzymacie skupienie w ryzach i nie zapomnicie o niczym ważnym.
Lekko nie będzie
Powiedzmy, że Was przekonałam. Nie wierzycie już, że multitasking wspiera Waszą produktywność i postanowiliście zmienić tryb swojej pracy. Od dziś skupiacie się tylko na jednej sprawie w danej chwili… Oj, żeby to było takie proste!
Nie potrafimy się skupiać! Mamy wiele nawyków, które zupełnie nie sprzyjają skupieniu i monotaskingowi. Zaglądamy na pocztę mailową podczas pracy, przeglądamy fejsbuka, rozmawiamy przez telefon. Jesteśmy przeładowani bodźcami i mamy ogromne problemy ze skupieniem się na jednym temacie. Z premedytacją piszę MAMY, a nie MACIE, bo pomimo przeczytania już wielu treści o skupieniu i świadomości jak to wszystko działa, dalej walczę z rozpraszaniem się. Piszę to, żebyście się nie zniechęcali za szybko. Nauka pracy w skupieniu wymaga czasu, ale gra jest warta świeczki (choć dziś pewnie trzeba byłoby napisać – prądu)!
Kiedy mutitasking zadziała?
Multitasking nie jest całkowicie zły i można go stosować bez obaw, ale tylko w konkretnych przypadkach! Dotyczy to sytuacji, kiedy łączymy dwie czynności, ale jedna z nich jest całkowicie lub niemal automatyczna. Dlatego spacerowanie i słuchanie podcastu sprawdzi się wyśmienicie!
Jeśli wciąż uważacie, że jesteście wielozadaniowi, to prawdopodobnie nie wykonaliście opisanego przeze mnie ćwiczenia albo… jesteście wyjątkowi jak Harry Kahne. Zachęcam jednak do wykonania ćwiczenia i wyciągnięcia wniosków samodzielnie! Dajcie znać jak Wam poszło!
Źródła:
Ola Budzyńska, “Zorganizuj się w 21 dni”, Wydawnictwo Pełne Czasu, Kraków 2021
