Nie ma jednego, najlepszego sposobu na zwiększenie swojej produktywności. Jest za to wiele drobnych kroków, których realizacja może przynieść zadowalające efekty. Co zrobić, aby działać skuteczniej?
1. Ustal cel
Żeby być efektywnym, trzeba wiedzieć, w którym kierunku się zmierza. Ustalenie konkretnego celu to pierwszy krok. Podczas jego definiowania warto zadać sobie kilka pytań: Do czego dążę? Czego potrzebuję? Co zyskam, jeśli zrealizuję mój cel? Kiedy będę go realizować? Jak dużo czasu na niego poświęcę? Co muszę zmienić, żeby go zrealizować? Kto może mi pomóc? Co muszę zmienić, żeby umożliwić jego realizację? Skąd będę wiedzieć, że cel został przeze mnie zrealizowany?
2. Zdefiniuj kamienie milowe i zadania
Bawiliście się kiedyś klockami lego? Cel to taki wielki złożony zestaw klocków. Kamienie milowe to jego poszczególne elementy, jak domek, płotek, samochód. A zadania to pojedyncze klocki. Nie da się zbudować wszystkiego od razu. Trzeba podzielić to na etapy. Tak samo jest z celami. Zastanówcie się, co będzie Waszymi kamieniami milowymi. Przyjmijmy, że Waszym celem jest zmiana pracy. Przykładowymi kamieniami milowymi mogą być: przygotowanie dokumentów, przygotowanie się do rozmowy rekrutacyjnej, zorganizowanie stroju na rozmowę. Zadaniem natomiast będzie mały fragment kamienia milowego, jak wybranie projektu CV, wypisanie swojego doświadczenia zawodowego, stworzenie mapy myśli z zagadnieniami, które musicie opanować przed rozmową kwalifikacyjną itp.
3. Podziel zadania na małe kawałki
Mając listę zadań do wykonania, upewnijcie się, że są one na tyle małe, aby wykonać je w jednostce czasu. Co będzie tą jednostką? To zależy od Waszej sytuacji. Jeśli macie możliwość poświęcenia pełnej godziny (bez przerywania) na realizację zadań, to będzie nią godzina. Jeśli dysponujecie 15-minutowymi fragmentami czasu, wtedy podzielcie zadania tak, by zajmowały tylko kwadrans.
4. Upewnij się, że wiesz co masz robić
Przejrzyjcie swoją listę zadań i upewnijcie się, że Wasze zadania są jasno zdefiniowane. Siadając do pracy musicie doskonale wiedzieć co jest do zrobienia w ramach danego zadania i jaki efekt zamierzacie osiągnąć. Zadajcie sobie pytanie: Skąd będę wiedzieć, że to zadanie jest skończone?
5. Ustal priorytety
Nie wszystkie zadania będą tak samo ważne. Zastanówcie się, które są absolutnie konieczne, a z których możecie zrezygnować, jeśli braknie Wam czasu. Bez CV pewnie nie udacie się na rozmowę, ale list motywacyjny może nie być obowiązkowy. Przy dzieleniu zadań na ważne i ważniejsze wesprą Was metody opisane tutaj.
6. Wrzuć zadania w kalendarz
Zaplanujcie konkretnie dni na realizację wcześniej wypisanych zadań i wpiszcie je w kalendarz lub planer. Nie wybiegajcie zbyt daleko, wystarczy plan na nadchodzący tydzień. Upewnijcie się, że zadania zaplanowane na najbliższe dni nie są zablokowane przez inne, które jeszcze nie zostały wykonane. Nie upychajcie zbyt wielu zadań w jednym tygodniu. Pamiętajcie o tym, że czasem (często) zadanie może zająć Wam więcej czasu niż planowaliście. Może też zdarzyć się coś niespodziewanego.
7. Pamiętaj o odpoczynku
Jeśli planujecie zwiększenie swojej produktywności kosztem odpoczynku, to muszę szybko Was od tego odwieść! Nie sposób działać efektywnie, kiedy jest się zmęczonym. Jeśli czujecie się senni czy zmęczeni to po prostu odpocznijcie. Starajcie się spać minimum 7 godzin dziennie i planujcie czas na odpoczynek w ciągu dnia.
8. Zadbaj o skupienie
Usuńcie rozpraszacze ze swojego otoczenia, kiedy pracujecie lub się uczycie. Wyłączcie lub wyciszcie telefon i schowajcie go do szuflady. Zróbcie porządek na biurku. Zakomunikujcie bliskim lub współlokatorom, że potrzebujecie czasu dla siebie i poproście, aby Wam nie przeszkadzali. Przetestujcie technikę pomodoro. Znajdźcie złotą godzinę, czyli taki czas w ciągu dnia, kiedy macie dużo energii i nikt Wam nie przeszkadza.
9. Zadbaj o pozytywne nastawienie
Dbajcie o swoje myśli i wspierajcie swoją motywację. Nie porównujcie się do innych, jeśli Was to nie motywuje. Zauważajcie, doceniajcie i nagradzajcie swój progres. Walczcie z perfekcjonizmem i odwlekaniem.
10. Nie polegaj wyłącznie na motywacji
Motywacja to nie wszystko. Nie jest konieczna do skutecznego działania. Nauczcie się działać również bez niej, pracując czy ucząc się regularnie zamiast z doskoku. Wdrażajcie nawyki np. codziennej pracy o tej samej porze. Zadania, które zajmują kilka minut, wykonujcie od razu (zasada dwóch minut).
Jak widzicie, zwiększenie swojej produktywności jest możliwe i wcale nie wymaga ogromnych zmian. Wystarczy zacząć od pierwszego punktu i z czasem wprowadzać kolejne zmiany (nie wszystko za jednym zamachem!). A potem pozostaje Wam obserwować jak świetnie Wam idzie! Czy któryś z punktów był dla Was szczególnie odkrywczy?
