Trudno wyobrazić mi sobie zorganizowane działanie bez listy zadań. Nie umiem bez niej działać. Zapisując to, co mam zrobić, jestem spokojniejsza. Czuję, że mogę trochę oczyścić głowę i nie muszę o wszystkim pamiętać. Lista zadań nie zawsze oznacza to samo. Testuję różne podejścia do robienia list i dziś właśnie o tym chcę Wam opowiedzieć.
Po co robić listy zadań?
Ile razy zdarza Wam się ukończyć jakieś zadanie i zastanawiać co powinniście robić w następnej kolejności? Ile czasu tracicie na rozmyślanie co powinno być Waszym następnym krokiem, zanim weźmiecie się za coś konkretnego? Ja nie lubię takich przestojów. Nie mają one nic wspólnego z faktycznym odpoczynkiem i przerwą od zajęć, bo myślenie o tym, co mam zrobić później nie idzie w parze z relaksem. Listy zadań są rozwiązaniem na takie sytuacje. Nie tracicie czasu na rozmyślania co by tu teraz zrobić. Lista odpowiada Wam na takie pytanie natychmiast. Dzięki temu można produktywnie wykorzystać nawet pięć minut wolnego czasu, jeśli takie szybkie zadania znajdują się na Waszej liście.
Lista zadań a lista projektów
Bardzo istotne jest rozróżnienie między listą zadań, a listą projektów. Nie należy mylić tych dwóch rzeczy i mieszać punktów z obu tych list. Listy zadań służą wypunktowaniu takich spraw, które są jasno zdefiniowane i możliwe do wykonania w krótkim czasie. Dla kogoś może to być 20 minut, dla innego godzina – w zależności od dostępnego czasu. Listy projektów natomiast to bardziej ogólne idee, cele, pomysły, dla których dopiero trzeba stworzyć listę zadań. Jeżeli na listę zadań trafi projekt, zamiast zadania, będziecie się frustrować, bo nie do końca będzie jasne co z danym punktem zrobić. Zresztą, projekty zwykle są duże, więc nie ma szans, by zrealizować je w krótkim okresie czasu. Aby było jaśniej, podam przykład. Projektem dla mnie będzie przygotowanie posta na bloga, a zadaniem – zrobienie szkicu tekstu albo przygotowanie grafiki do posta.
Lista dzienna i tygodniowa
Jeśli śledzicie mnie na instagramie, to wiecie, że prowadzę planer, w którym planuję zadania na cały tydzień. W ramach planu tygodniowego rozdzielam zadania na poszczególne dni, ale mam też listę zadań, które chcę zrealizować w danym tygodniu, bez ustalania dla nich konkretnej daty. To pozwala mi na elastyczne działanie i realizację zadań wtedy, kiedy mam czas i ochotę. Jeśli zrealizuję wszystkie zadania zaplanowane na dany dzień i mam energię, by działać dalej, zabieram się za zadania z listy tygodniowej.
Lista wymagająca vs lista bezmózgowa
W ramach listy tygodniowej zdarza mi się korzystać z jeszcze jednego podziału. Dzielę zadania pod kątem tego ile energii i skupienia ode mnie wymagają. I tak mogę np. na listę zadań wymagających wpisać jakieś zadanie związane z nauką, a na listę “bezmózgową” zrobienie porządku w szafce. Taki podział pozwala na efektywne wykorzystanie czasu nawet wtedy, kiedy mamy gorszy moment w ciągu dnia (a takie zalicza każdy, bo to naturalna część dnia – pamiętacie krzywą efektywności?).
Podręczna lista zadań
Kiedy pracuję, często korzystam z listy podręcznej. Jest to po prostu kartka, na której zapisuję wszystko to, co wpadnie mi do głowy w trakcie pracy. Nie chcę się odrywać od obecnego zajęcia, ani o niczym zapomnieć, więc szybko notuję to, co pojawiło się w mojej głowie i wracam do pracy. Istotne jest to, żeby lista nie zaginęła w akcji, jak lubią to robić wszelkie fruwające po naszych biurkach karteczki. Najlepiej pod koniec dnia przenieść wszystkie notatki w odpowiednie miejsce, np. na listę zadań na kolejny dzień.
Lista w pracy vs lista w domu
W moim przypadku zadania służbowe i prywatne znajdują się w zupełnie innych systemach. Mój planer służy do bieżących zadań prywatnych. Natomiast zadania służbowe organizuję w Google Keep. Nie prowadzę tam listy zadań dziennych ani tygodniowych, bo uważam, że zupełnie się to u mnie nie sprawdzi. Niewiele moich zadań w pracy jest powtarzalnych. Określenie z góry ile zajmie mi dane zadanie jest trudne i nie widzę sensu tego robić. Aby było mi łatwiej, staram się dzielić zadania na mniejsze i wrzucam je na listę zadań w odpowiedniej kolejności. Kluczowe jest więc dla mnie ustalanie priorytetów, a nie przypisywanie konkretnych dat. W pracy ważność zadań dość często może się zmieniać, więc przechowywanie ich w wersji elektronicznej pozwala mi na elastyczność i łatwe nanoszenie zmian w kolejności zadań.
Lista zadań – kiedy ją tworzyć?
Opisałam Wam kilka rodzajów list zadań. Nie znaczy to, że musicie z nich wszystkich korzystać. Może znajdziecie zupełnie inny sposób na tworzenie listy. Tak samo elastycznie możecie podejść do tego, kiedy taką listę tworzycie. U mnie tygodniowa lista zadań z zadaniami prywatnymi powstaje w weekend. Wtedy też częściowo wypełniam listy zadań dziennych, jednak są one też aktualizowane w ciągu tygodnia. Staram się robić przegląd planera każdego dnia wieczorem i dopisuję wówczas zadania na następny dzień, jeśli uznam to za stosowne. W przypadku zadań służbowych, aktualizację listy robię pod koniec dnia pracy, aby nad ranem mieć gotową listę. Bardzo ważna jest dla mnie aktualizacja listy przypadająca na piątek. Zawsze staram się uporządkować plan działania pod koniec tygodnia, aby w pewnym sensie “zamknąć” tydzień i spokojnie przełączyć się na tryb weekendowy.
Jak widzicie lista zadań to bardzo proste rozwiązanie, które może usprawnić Waszą pracę. Wystarczy kartka, długopis i chwila namysłu, żeby zacząć. Albo, jeśli wolicie, aplikacja np. todolist. Planujecie swój dzień korzystając z listy zadań?
Źródła:
“Jak ty to ogarniasz”, Wysokie Obcasy Praca, Marzec 2018
