Jak często zdarza Wam się myśleć, że wszystko co macie do zrobienia, jest tak samo ważne? I jak to wpływa na skuteczność Waszych działań? Obstawiam, że nie najlepiej. Dlatego dziś na tapet wjeżdża priorytetyzacja zadań.
Co jest naprawdę ważne?
W jednym z ostatnich postów pisałam o priorytetach i dziś zajmę się tematem, który uzupełni ten wpis. Decydowanie o tym, co jest ważne, a co… ważniejsze, nie jest łatwe, przynajmniej dla mnie. Priorytetyzacja zadań wydaje się być szczególnie trudna, kiedy ciągnie nas do realizacji przeróżnych celów jednocześnie. Jednak z podobnym problemem mogą borykać się również ci, którzy realizują tylko jeden cel. Bo działając tylko w jednym obszarze wciąż trzeba się liczyć z listą zadań do wykonania, które różnią się ważnością. Trzeba umieć zdecydować, które są najważniejsze.
No dobrze, ale czym się kierować podczas wybierania tych najważniejszych spraw, kiedy wszystko wydaje się być tak samo istotne? Warto wziąć pod uwagę to, jak duży wpływ mają poszczególne zadania na realizację celu. Możemy odhaczyć z listy dziesięć pierdołowatych zadań i nie widzieć żadnego efektu albo zrealizować jedno, ale to, które naprawdę pchnie nas do przodu.
Ważne czy pilne?
Nie wiem czy kiedyś mieliście podobny problem do mnie, ale ja zwyczajnie nie odróżniałam zadań ważnych od pilnych. Dla mnie było to jedno i to samo. Teraz już wiem, że jest między nimi zasadnicza różnica. Zadanie ważne wcale nie musi być pilne, a pilne nie musi być ważne. Ważne zadanie ma znaczący wpływ na realizację jakiegoś celu – bez niego się nie obędzie. Pilne natomiast to takie, które trzeba zrobić na już, bo goni termin, ale… ono wcale nie musi być ważne! Może się okazać, że kilkudniowe spóźnienie się z terminem nie będzie niosło za sobą poważnych konsekwencji, a duży zysk przyniesie realizacja w tym czasie innego zadania (ważnego!).
Priorytetyzacja zadań – metody
Wsparciem, przy ustalaniu ważności zadań, mogą służyć nam metody, opracowane przez mądre głowy. Postanowiłam przedstawić Wam trzy znane mi sposoby. Do Was będzie należało wybranie jednego, który najbardziej do Was przemówi. Mam nadzieję, że priorytetyzacja zadań stanie się dzięki temu nieco łatwiejsza.
Matryca Eisenhowera
Różnice między zadaniami pilnymi i ważnymi obrazuje matryca Eisenhowera. Jest to podzielona na cztery ćwiartki przestrzeń, gdzie I ćwiartka odpowiada za zadania ważne i pilne, II – za ważne i niepilne, III – za nieważne i pilne oraz IV – za nieważne i niepilne. Mając listę zadań do wykonania i rozrysowaną matrycę, należy uzupełnić ją, decydując, które z zadań powinny trafić do której ćwiartki.
Wszystkie naglące zadania, które jednocześnie odpowiadają za najistotniejsze części projektu, trafią do pierwszej ćwiartki. Do drugiej pójdą te, które są również ważne, ale z ich realizacją można poczekać. W trzeciej znajdą się zadania z bliskim deadlinem, ale niekoniecznie mające duży wpływ na projekt. W ostatniej oczywiście umieszcza się najmniej istotne sprawy, z których być może będzie można całkowicie zrezygnować.
Metoda ABC
Metoda ABC polega na podzieleniu zadań na 3 grupy:
- A – bardzo ważne (15% zadań – 65% rezultatów),
- B – ważne (20% zadań, 20% rezultatów)
- C – pozostałe, mało ważne (65% zadań, 15% rezultatów).
Powyższe procenty, które podałam w nawiasach, różnią się w zależności od źródła, więc się do nich nie przywiązujcie. Najistotniejsze jest to, że najmniej jest zadań bardzo ważnych (ze znaczącymi rezultatami), a najwięcej tych mało ważnych.
Oczywiście pracę powinniśmy zaczynać od zadań A, dopiero później przechodzić do zadań B. Natomiast C to zadania, których… być może… nie zrobimy wcale. Możemy je też komuś przekazać, bo nie są na tyle istotne, żebyśmy sami się nad nimi pochylali. Dobrze jest więc wcześniej wrzucić zadania do odpowiednich kategorii, żeby świadomie zdecydować czego ewentualnie nie zrobimy i nie pozostawiać tej decyzji przypadkowi!
Metoda MoSCoW
Ostatnia metoda, którą chcę Wam dzisiaj przedstawić, to metoda MoSCoW. Przygotowując dla Was posta, pomyślałam, że chyba najbardziej do mnie przemawia, choć do tej pory z niej nie korzystałam (prywatnie, bo w pracy miałam z nią styczność).
Wielkie litery w nazwie metody to nie przypadek! Każda z nich to pierwsza litera jednej z czterech kategorii, do których możemy zaklasyfikować nasze zadania. A kategorie to:
M (MUST) – zadania, które muszą być zrealizowane (najwyższy priorytet)
S (SHOULD) – zadania, które powinny być zrealizowane (wysoki priorytet)
C (COULD) – zadania, które mogą być zrealizowane, jeżeli będzie na to czas/miejsce/pieniądze itp.
W (WON’T) – zadania, które pojawiły się w początkowym planie, ale świadomie zostają odrzucone i nie będą realizowane.
Nie wiem czy się ze mną zgodzicie, ale uważam, że słowa kluczowe w tej metodzie bardzo ułatwiają podjęcie decyzji o priorytecie. W końcu jest spora różnica między tym, co zrobić musimy, a tym co zrobić powinniśmy. Tak samo między tym co zrobić możemy, a czego świadomie robić nie będziemy.
Konsekwencje
Jeśli podczas realizacji projektów czy celów nie będziemy priorytetyzować zadań w żaden sposób, to zmierzymy się z nieprzyjemnymi konsekwencjami. Bardzo łatwo stracić motywację, kiedy ciągle się nad czymś pracuje, nie widząc efektów. A właśnie do tego może prowadzić brak priorytetyzowania. Bo jeśli pracujemy nad zadaniami, które są mało ważne i dają niewielkie efekty, a odłożymy na później te najbardziej znaczące, to będziemy mieli poczucie, że wciąż pracujemy i pracujemy, a efektu brak. Zupełnie inaczej będzie, jeśli ruszymy z kopyta z zadaniami odpowiadającymi za te najważniejsze części projektu. Jeżeli nasz czas na realizację celu jest ograniczony (a często tak jest), a my nie wybierzemy zadań najważniejszych, to może się okazać, że go zawalimy, bo zwyczajnie nie zdążymy ich wykonać. Za to, na naszej liście, będziemy mieć całe stado mało istotnych zadań, które niewiele wniosły.
Zachęcam Was więc do świadomego określania ważności zadań. Powyższe metody mogą Wam pomóc przy planowaniu większych projektów, ale priorytetyzacja zadań powinna Wam towarzyszyć też na co dzień. Nawet nie korzystając z powyższych metod możecie każdego dnia zadać sobie jedno, zaj*** ważne pytanie: Jeśli miałabym zrobić dzisiaj tylko jedną rzecz, to co by to było?
Źródła:
Ola Budzyńska, Zorganizuj się w 21 dni, Wydawnictwo Pełne Czasu, Kraków 2021
Dominik Juszczyk, Zrób plan na rok i go zrealizuj (ścieżka w Klubie PSC)
