Czy zaplanowanie większego projektu spędza Wam sen z powiek? Siadacie przed kartką papieru i nie wiecie… Jak go ugryźć? Od czego zacząć? Jak rozplanować pracę? To mam dla Was propozycję. Wypróbujcie metodę OATS. Każda literka w tym akronimie to inny, istotny element planowania. Przeanalizujmy więc po kolei każdą z nich.
Outcomes czyli rezultat
Może się wydawać, że kiedy coś planujemy, to doskonale wiemy jaki cel chcemy osiągnąć po zakończeniu danego zadania. A tu – niespodzianka! Okazuje się, że często mamy problem z odpowiedzią na pytanie “Co ma być wynikiem danego zadania?”. A przecież jest to kluczowe, żeby robić coś z sensem, a nie po to, żeby tylko robić!
Ten problem z określaniem rezultatu jest mi bardzo bliski. Niejednokrotnie łapałam się (i nadal się łapię) na tym, że zajmuję się czymś, ale nie do końca wiem do czego ma mnie to doprowadzić. A bez określenia konkretnego rezultatu, nie wiem czy dane zadanie mogę uznać za zakończone i zaczyna być to po prostu frustrujące. Czy to już? Mogę już zamalować ten kwadracik w notesie? A może jeszcze coś tu przydałoby się zrobić? Dlatego tak ważne jest określenie oczekiwanego wyniku jeszcze przed przystąpieniem do nauki czy pracy. Tylko wiecie… konkretnie, żeby nie było miejsca na wątpliwości, czy to już, czy to jeszcze.
Kiedy planujemy na przykład naukę, to naszym celem nie powinno być przeczytanie jednego rozdziału z książki. Odhaczenie takiego zadania nijak się ma do rezultatu, którego faktycznie oczekujemy. Chcemy przecież się czegoś nauczyć. A więc celem będzie raczej “Potrafię opowiedzieć o/umiem rozwiązać zadanie x”.
Zasada z ustalaniem sensownych rezultatów powinna być stosowana niezależnie od tego czy korzystacie z metody OATS czy nie. Nic też nie stoi na przeszkodzie, aby w przypadku dużych zadań, określać kilka rezultatów, jeśli jeden byłby zbyt ogólny lub po prostu nie odpowiadał rzeczywistości. Na przykład, jeżeli chcemy założyć firmę, to … samo jej założenie jako rezultat to trochę mało, bo mogłoby się to sprowadzać do załatwienia spraw w urzędzie. Możemy więc ustalić, że oczekiwane rezultaty to: napisany biznesplan, stworzona lista produktów, zweryfikowana lista dostawców itp.
A to activities czyli zadania
Zadania to nic innego, jak wszystkie kroki, które są konieczne do osiągnięcia oczekiwanych rezultatów. Oczywiście, wypisanie wszystkiego od razu wcale nie jest proste, a często wręcz niemożliwe. Czasem jeszcze czegoś nie wiemy, albo nawet nie wiemy, że nie wiemy (to jest mój najgorszy koszmar – nie wiem, że nie wiem). Zadania powinny być małe i konkretne (według mnie dobrze jest zrobić tu mini OATS – czyli ustalić też konkretny wynik zadania, jeśli ono samo nie określa tego jasno).
Do rozpisania zadań można wykorzystać zwykłą kartkę papieru, gdzie powstanie lista zadań lub mapa myśli (to lepsza opcja niż lista).
T jak Time czyli czas
W kolejnym punkcie ustalacie czas, a raczej deadline. Powinno Was to trochę zmotywować, ale też dać jasny obraz tego, ile faktycznie macie czasu na zrealizowanie projektu. Będzie to też konieczne do zrealizowania kolejnego punktu. Czyli rozplanowania poszczególnych zadania w … harmonogramie.
S jak Schedule czyli harmonogram
W ostatnim punkcie określacie kiedy konkretnie dane zadanie będzie wykonane. Jutro rano robię to, we wtorek po obiedzie robię tamto itd. Z moich obserwacji wynika, że lepiej nie szaleć i planować zadania jedynie na najbliższy tydzień, bo wybiegając zbyt daleko w przyszłość napotkamy … rzeczywistość i plan pójdzie w łeb. Nie oznacza to od razu, że koniec, nie wyszło i jest dramat, ale kto lubi porażki? Może to być demotywujące, więc nie polecam planowania z góry zadań np. na najbliższe trzy miesiące. Jedyny przypadek, kiedy planowanie na odległe terminy ma jak najbardziej sens, to ten, kiedy jakieś zadanie musicie wykonać w konkretnej dacie (np. macie zaplanowaną wizytę u promotora albo w urzędzie). Takie zadania warto od razu wpisać w kalendarz.
Przy tworzeniu harmonogramu, warto też zastanowić się, czy wszystkie zadania mają sens i, czy aby na pewno wszystkie prowadzą Was do celu. Planowanie i realizację najlepiej zacząć od tych kluczowych, które wyznaczą “drogę”. Z czasem może się okazać, że realizacja części zadań straci sens albo stanie się mało istotna. Nie zapominajcie, że zwykle ogranicza Was czas i zrealizowanie wszystkich zadań może okazać się niemożliwe. Więc trzeba wybierać to, co ważne, a nie to, co … łatwe i przyjemne.
OATS – przykład
Jak w praktyce mógłby wyglądać taki plan? Pokusiłam się o stworzenie dla Was przykładu na podstawie projektu, jakim jest tworzenie posta na bloga. Oczywiście nie jest to bardzo rozbudowany projekt, ale i do takich można stosować metodę OATS.
Rezultat: Nowy post opublikowany w czwartek na blogu
Zadania:
- wybór tematu posta
- wstępny plan posta
- stworzenie grafik
- napisanie wstępnej wersji tekstu
- poprawki tekstu
- kolejne poprawki
- ostatnie czytanie
- ustawienie seo
- stworzenie opisów do social mediów
- zaplanowanie publikacji posta
Czas: tydzień
Harmonogram:
Piątek (po obiedzie): Zadania 1, 2
Sobota (po śniadaniu): Zadania 3, 4
Poniedziałek (wieczorem): Zadanie 5
Wtorek (po obiedzie): Zadanie 6
Środa (po obiedzie): Zadania 7, 8 ,9
Czwartek (wieczorem): Zadania 10
Jak Wam się podoba takie podejście do planowania? Ciekawa jestem czy intuicyjnie, bez wcześniejszej znajomości metody OATS, stosowaliście podobne podejście przy planowaniu. Dajcie znać czy macie swoje sposoby!
Źródła:
Ola Budzyńska, “Zorganizuj się w 21 dni”, Wydawnictwo Pełne Czasu, Kraków 2021
